Впровадження електронного документообігу: проблеми та перспективи

Анотація

Сучасна цифрова трансформація охоплює всі сфери суспільного життя, істотно змінюючи підходи до зберігання, обробки та управління інформацією. В умовах зростання обсягів цифрових даних особливої ваги набуває електронний документообіг (ЕДО), як ключовий інструмент забезпечення ефективності, прозорості й доступності інформаційних процесів. Архівна справа та бібліотечна діяльність – одні з найбільш чутливих до таких змін галузей, адже вони оперують не лише сучасною інформацією, а й національною культурною спадщиною. У зв’язку з цим виникає нагальна потреба в інтеграції ЕДО до цих сфер для забезпечення довготривалого зберігання, автентичності й доступності цифрових документів.

Метою статті є комплексне вивчення процесів впровадження електронного документообігу в системах управління інформаційними ресурсами, архівах і бібліотеках, виявлення актуальних проблем, пов’язаних із цифровізацією документальних масивів, та визначення стратегічних напрямів розвитку ЕДО в Україні. Для досягнення поставленої мети використано міждисциплінарний підхід, який включає аналіз наукових джерел, порівняння міжнародного та національного досвіду, нормативно-правову експертизу, а також системний і проблемно- орієнтований аналіз чинників, що впливають на ефективність впровадження ЕДО.

У статті обґрунтовано, що попри очевидні переваги – такі як оперативність, автоматизація процесів, підвищення прозорості, економія ресурсів – впровадження ЕДО супроводжується низкою суттєвих бар’єрів. Серед них: відсутність єдиної законодавчої бази щодо зберігання електронних архівних документів; технічна несумісність цифрових платформ; брак кваліфікованих фахівців; недостатній рівень цифрової культури в установах.

Висвітлено проблему автентичності цифрових копій, складність довготривалого зберігання інформації, потребу уніфікації метаданих, інтеграції інформаційних систем та розвитку національних стандартів у галузі цифрового архівування. Розглянуто роль міжнародних практик (ISO 15489, MoReq, records continuum) як взірців для адаптації в українському контексті.

Електронний документообіг є не лише технологічним рішенням, а й стратегічним напрямом розвитку цифрової інформаційної інфраструктури. Його ефективне впровадження дасть змогу підвищити якість управлінських рішень, забезпечити надійне збереження цифрових ресурсів, сприяти формуванню відкритих цифрових бібліотек та архівів, доступних широкому загалу. Реалізація цих перспектив вимагає цілеспрямованої державної політики, удосконалення нормативної бази, інвестування в цифрову інфраструктуру, впровадження інновацій (AI, блокчейн, хмари) і системної підготовки фахівців.

Запропоновано стратегічні напрями подальших наукових досліджень, серед яких – розроблення моделей інтеграції ЕДО з інтелектуальними системами управління, використання технологій цифрової ідентифікації та підвищення інформаційної безпеки в умовах кіберзагроз.